2024.11.02
はじめに
Notionフォーム機能の概要と導入背景
2024年10月にリリースされたNotionの新しいフォーム機能は、フォームの作成から回答収集、データ整理、分析まで、すべてNotion内で完結できる機能です。これまで、データ収集のためには外部のフォームサービス（例: Google FormsやTypeformなど）を使用することが一般的でしたが、Notionはこの新機能により、データ収集プロセスを自社プラットフォーム内で一貫して管理できるようになりました。この機能の導入により、外部サービスの利用を減らし、よりスムーズなワークフローが可能となります。
新機能によるメリット
この新機能には、以下のようなメリットがあります。
- 一貫したデータ管理: 回答がNotionのデータベースに直接保存されるため、追加の手間なく情報の整理・活用ができます。
- コラボレーションの効率化: チームメンバーがNotion内で直接アクセスできるので、データの共有が迅速かつ安全です。
- 柔軟なアクセス設定: ワークスペースメンバー以外の外部ユーザーからも回答を収集でき、プロジェクトやアンケートの対象範囲を広げられます。
- 使いやすさ: Notionユーザーであれば特別なトレーニングなしにフォームを作成・運用できるため、初めてのユーザーにも扱いやすいです。
1. Notionフォーム機能の特徴
1.1 データベースとの連携
Notionフォームの最大の特徴のひとつは、データベースと直接連携する点です。フォームに入力された回答は自動的にNotionデータベースに保存され、各回答がデータベースのプロパティとして反映されます。これにより、回答データを手作業で転記する手間が省け、リアルタイムでデータが集積されていきます。
例えば、フィードバックのアンケートフォームを作成した場合、ユーザーの回答が即座にデータベースに記録されるため、フィードバックの分析が迅速に行えます。また、回答データは通常のデータベースと同様に、フィルタリングやソート、オートメーションの設定が可能で、特定の回答のみを表示したり、自動化されたアクションを実行したりすることができます。
1.2 外部ユーザーからの回答収集
Notionフォーム機能では、ワークスペースメンバー以外の外部ユーザーからの回答も収集可能です。これにより、社内プロジェクトだけでなく、クライアントや顧客など、社外の人々からの情報収集も容易になります。
外部からの回答収集においても、匿名回答を許可する設定があるため、プライバシーを確保しつつ回答者の負担を軽減できます。また、公開リンクを発行することで、Notionアカウントを持たない人にもフォームを共有し、回答を受け取ることが可能です。このように、外部ユーザーからの回答を柔軟に収集できることは、様々なシーンでの利用を可能にします。
2. Notionフォームの作成方法
2.1 フォームの作成手順
Notionのフォーム機能は、簡単な操作でフォームを作成できるのが特徴です。ここでは、フォームの基本的な作成手順について詳しく説明します。
- フォームの開始: Notionのページ上で/formと入力するか、Notionメニューからフォームオプションを選択すると、フォームビルダー画面が表示されます。
- フォームビルダーの使用: フォームビルダーでは、質問の形式（テキスト、チェックボックス、ドロップダウンなど）を選んで追加することができます。各質問項目には、質問内容を入力するためのテキストボックスが用意されています。
- フォーム構成の確認: 各質問の順序はドラッグ＆ドロップで簡単に並び替えができ、質問の種類も必要に応じて変更可能です。
2.2 フォームのカスタマイズ
Notionフォームは、各種質問や設定を細かくカスタマイズすることができます。
- 質問の追加と編集: 質問は複数追加でき、テキスト入力、数値入力、日付選択、選択リストなど多様な形式を選択できます。さらに、回答必須の項目にはマークを付けることも可能です。
- プレビュー機能: フォームがどのように表示されるかをリアルタイムで確認できるプレビュー機能も備えています。これにより、完成前にフォームのレイアウトや質問内容の確認ができ、必要に応じて修正ができます。
3. 共有オプションと活用例
3.1 共有方法
Notionフォームは、共有設定が柔軟で、社内外での利用が容易です。
- メンバー限定共有: ワークスペース内のメンバーのみがフォームにアクセスできる設定です。社内向けのフィードバック収集や意見交換に最適です。
- Web公開設定: フォームのリンクを公開することで、ワークスペース外のユーザーにも回答を収集できます。この機能により、クライアントや顧客、イベントの参加者など、幅広いユーザーからの回答を得ることが可能です。
3.2 活用例
Notionフォームは多様なシーンで活用できます。以下はその例です。
- フィードバック収集: 製品やサービスに対するユーザーからのフィードバックを集めるためのフォームを作成することで、改善点や満足度を簡単に把握できます。
- バグ報告: テクニカルサポートや開発チーム向けにバグ報告フォームを作成すれば、不具合の内容を整理して収集できます。
- イベント管理: イベント出席登録フォームを作成することで、参加者情報を効率的に集約し、当日の準備やリマインダー通知を自動化できます。
まとめ
Notionフォーム機能は、簡単にデータを収集・管理するツールとして、業務の効率化やコミュニケーション向上に貢献します。社内外の利用者からのフィードバックや情報をスムーズに収集できるため、他のサービスを必要とせず、Notion内で完結するワークフローが実現します。今後、さらなる機能拡張が期待され、より多くの場面で活用できる可能性を秘めています。
